Komunikasi Bisnis

Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan. Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya.

Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)

Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan

2. Conciseness (Singkat)

Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3. Consideration (Pertimbangan)

Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4. Concreteness (konkrit)

Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas

5. Clarity (Kejelasan)

Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.

6. Courtessy (Kesopanan)

Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.

7. Correctness (ketelitian)

Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).

Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis

Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu aktivitas komunikasi. Terdapat 6 kendala yang mungkin muncul saat manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :

A. Struktur komunikasi yang buruk

Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran, pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi yang baik, mengikuti pola :

- pembukaan

- isi

- penutup

B. Penyampaian yang lemah

Tidak menjadi menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan “sentuhan “ yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’ secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.

C. Penggunaan media yang salah

Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks, berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih leluasa, sesuai kecepatan mereka, seperti di kamar tidur, kamar mandi, televise, radio, majalah, koran dan lain sebagainya.

D. Pesan yang campur aduk

Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klien-klien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan. Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci secara jelas.

E. Salah Audience

Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.

F. Lingkungan yang mengganggu

Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi, sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal. Seperti Suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, Suara keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang padat ), Bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, Sesi bicara yang menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.

Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehati-hatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir, sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan. Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistim informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah, seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua arah (interaktif) melalui jaringan internet.

Sumber

Kinerja Buruk Karyawan

Kinerja Buruk Karyawan

karyawan yang buruk bukanlah karyawan yang tergolong bodoh dan malas. Sering kali, ia sangat jenius dan produktif. Atasan dan rekan sejawat akan kesulitan menemukan mereka melakukan kesalahan, kelalaian, mangkir kerja, atau melanggar aturan.


Namun yang menjadi masalah adalah karakter, sikap, dan hati karyawan bermasalah ini bisa menciptakan suasana buruk di sekitarnya. Orang menjadi terganggu dan tidak nyaman, bahkan bisa mematikan inisiatif, kreativitas, hubungan baik, serta produktivitas kerja.
1. Negaholic
Selalu berpikir negatif dan pesimis. Karyawan seperti ini pada umumnya memiliki ekspektasi yang rendah terhadap tanggung jawab dan resiko pekerjaan yang dapat berakibat kerugian kepada pelanggan, perusahaan dan rekan kerja.
2. Sedot Energi Tim
Karena performa dan kemampuan yang tidak dimiliki, rekan kerja lain mendapatkan pengaruh buruk karena harus mengantperforma  serta kerugian dalam omset penjualan karena tidak maksimalnya pekerjaan yang dilakuka
3. Jadi Masalah, Bukan Solusi
Kadang mereka sangat kritis dan jeli dalam melihat masalah, namun ujung-ujungnya melempar masalah dan meninggalkan tim dalam kondisi bingung tanpa solusi.
4. Self-Centered
Dalam berbagai situasi, mereka melontarkan ide cemerlang seolah demi kepentingan orang banyak, padahal ia hanya memikirkan kepentingan dirinya sendiri.
5. Emosional
Bila ditegur atau dikritik, mereka sensitif dan defensif karena menganggap "diserang". Sehingga, sulit menerima masukan dan feedback.


Dalam pengelolaan kinerja sumber daya manusia atau mengatur karyawan yang memiliki kinerja dibawah standar dan ekspetasi, seorang supervisor atau atasan harus segera melakukan komunikasi untuk mengantisipasi lebih banyaknya kerugian waktu dan biaya dari kinerja karyawan tersebut. Berikut adalah ciri-ciri karyawan yang bermasalah dan memiliki  

Berikut adalah tips "Yang Boleh Dilakukan" dan "Tidak Boleh Dilakukan" untuk proses penanganan permasalahan kinerja yang dihadapi.

Berikut hal yang jangan dilakukan oleh seorang supervisor atau atasan kepada karyawannya :

– Mengabaikan permasalahan kinerja yang kurang baik. Permasalahan tempat kerja tidak akan berakhir dan faktanya akan menjadi lebih buruk jika tidak diselesaikan secepatnya.
– Pendekatan percakapan dengan karyawan anda mengenai kinerja mereka yang kurang baik dengan cara negatif, merendahkan, atau defensif. Jadi anda harus jelas namun tegas dalam menjelaskan perhatian anda.
– Mencoba menutupi dengan hal yang menyenangkan yang kemungkinan besar akan menjadi percakapan yang sulit. Lebih spesifik mengenai kinerja karyawan anda yang menjadi permasalahan. Termasuk jelas dalam hal bagaimana kinerja mereka telah berpengaruh terhadap pekerjaan yang lainnya, atau mempengaruhi pelanggan atau klien anda.
– Hanya mengatakan “pada” karyawan anda tapi berikan mereka peluang untuk berbagi dengan anda apa yang menjadi permasalahan mereka dan bagaimana mereka bisa meningkatkan kinerja mereka.
– Melakukan percakapan personal atau rahasia dengan karyawan anda dimana orang lain dapat mendengar.

Berikut adalah tips yang harus dilakukan oleh seorang supervisor atau atasan kepada karyawannya :

– Mengatasi permasalahan yang terjadi. Berdiskusi dengan jelas mengenai permasalahan tertentu yang menjadi perhatian anda.

– Membagi contoh kinerja yang kurang baik dengan sangat spesifik dan memberikan rincian mengenai bagaimana karyawan dapat mengubah kinerja yang kurang baik di sekelilingnya.

– Melakukan diskusi percakapan dua arah dengan memberikan peluang kepada karyawan anda untuk berbagi dengan anda bagaimana mereka dapat meningkatkan prestasi kerja mereka.

– Menjadikan percakapan yang sepertinya sulit dengan cara yang positif dengan menyoroti bidang pekerjaan dimana karyawan anda memiliki kinerja yang baik.

– Menyimpulkan diskusi secara tertulis jika anda tidak memiliki formulir atau proses penilaian kinerja secara formal.

– Pantau anggota staf yang memiliki kinerja kurang baik untuk memastikan bahwa mereka mengikuti pedoman yang telah anda tentukan untuk meningkatkan kinerja mereka. Tentukan seberapa sering anda akan memantaunya berdasarkan pada sifat dan tingkat keparahan dari permasalahan kinerja, atau minimal dua kali dalam setahun.

– Bantu karyawan anda untuk memberikan gambaran bagaimana cara meningkatkan kinerja mereka dengan memberikan tujuan yang jelas dan terukur dalam pelatihan dan pendampingan.


Sumber